Управление запасами и заказами запчастей на поставку

Очевидно, что одним из факторов качественного и быстрого технического обслуживания и ремонта автомобилей является необходимость наличия "под рукой", то есть на складе СТО, всех необходимых запасных частей.

Однако в современных условиях при большом разнообразии марок и моделей обслуживаемых автомобилей держать на складе СТО все виды запчастей естественно невозможно, да и экономически невыгодно. Оптимальное решение проблемы - наличие на складе СТО запчастей, которые пользуются наибольшим спросом, и организация четкого взаимодействия с поставщиками запчастей, что позволит заказать необходимую запасную часть и быстро ее получить.

В связи с этим важным бизнес-процессом любой СТО является процесс управления запасами и заказами запчастей, решающий две основные задачи: пополнение склада СТО запчастями, пользующимися наибольшим спросом, и взаимодействие с поставщиками запчастей. Для решения первой задачи необходимо непрерывно анализировать состояние запасов запчастей на складе СТО, прогнозировать спрос на наиболее востребованные запчасти (в зависимости от парка обслуживаемых автомобилей) и своевременно пополнять склад необходимыми запчастями. Непрерывно анализировать состояние запасов склада и прогнозировать спрос на запчасти "вручную" довольно проблематично.

Для автоматизации решения перечисленных выше задач в компьютерной программе для СТО "Менеджер автосервиса" реализована функция "Управление заказами". Функция предназначена для контроля состояния запасов запчастей на складе СТО, формирования заказов запчастей на пополнение склада и заказов "под клиента", контроля сроков выполнения заказов на поставку запчастей, информирования клиентов о сроках выполнения заказов, распределения запчастей, полученных от поставщика, по заказам, резервирование запчастей "под клиентов".

На рис.1. показана схема процесса управления заказами, реализованная в программе "Менеджер автосервиса".

Общая процедура управления заказами в программе включает в себя несколько этапов, образующих два основных контура формирования заказов:

1. Контроль состояния запасов запчастей на складе СТО и формирование заявок на пополнение склада

2. Формирование заявок на поставку запчастей "под клиента"

Контроль состояния запасов запчастей на складе СТО

Заявки на пополнение склада СТО поступают от заведующего складом. Они составляются на основании анализа состояния запасов склада (рис.2) и прогнозирования спроса на наиболее часто востребованные запчасти (фильтры, тормозные колодки и тп.).

Товарная номенклатура запчастей склада СТО в программе определяется карточками складского учета, в которых указываются такие параметры, как необходимое и минимальное количество запчасти на складе, а также локационный номер местонахождения запчасти на складе: стеллаж, полка, ячейка.

Когда следует пополнять запас запчастей на складе СТО?

Заказывать запчасть Z необходимо тогда, когда относительный объем запаса (равный текущему количеству запчастей в наличии минус принятые ранее заказы на эту запчасть) окажется ниже следующего расчетного значения:

Zp = (U*T) + S,

где Zp -точка заказа-величина запаса, при которой формируется заказ на поставку запчасти Z (необходимо количество);

U - средний расход запчасти Z в месяц (определяется на основании анализа спроса);

Т - планируемое время выполнения заказа на поставку запчасти от поставщика;

S - объем страхового запаса (минимальное количество).

Этот объем запаса часто называют точкой заказа. Когда доступный запас и пополняемая позиция достигают точки заказа, программой генерируется заказ на пополнение склада.

Иллюстрация этого процесса показана на рис.2.

В точке А доступный запас запчасти Z равняется например 18 штукам, и никакого пополнения не заказано. По мере расхода запчасти по заказ-нарядам доступное на складе количество падает до точки заказа, обозначенного точкой В. Когда доступное количество падает до точки заказа, менеджер по запчастям заказывает у поставщика пополнение объемом V штук. Пополняемая позиция переходит в точку С. Однако доступный запас продолжает уменьшаться до момента прибытия пополнения. В момент прибытия поставки доступный запас стает равным 18 шт (точка D).

Экранная форма программы, показанная на рис.З., позволяет контролировать состояние запасов той или иной запчасти на складе СТО и подсказывает менеджеру СТО, что необходимо делать заявку на пополнение склада (в графе "Нужно заказать" генерируется объем заказа, и данная позиция подсвечивается зеленым цветом).

Как прогнозировать спрос на запчасти?

Спрос - это среднее количество единиц той или иной запчасти, которое ожидается израсходовать на ремонт автомобилей, обслуживание которых планируется на СТО в следующем отчетном периоде (как правило, месяц). Исходя из этого, в карточке складского учета устанавливается соответствующее значение в поле "необходимое количество".

Это значение определяется на основании анализа расхода запчасти в предыдущие периоды и парка обслуживаемых на СТО автомобилей.

Страховой запас - это количество запчастей, которое позволяет складу СТО работать в обычном режиме в случае возникновения непредвиденных ситуаций, не зависящих от СТО. Это, например, повышенный спрос на запасную часть или задержка в выполнении заказа поставщиком. Значение страхового запаса указывается в карточке складского учета в поле "Минимальное количество".

Формирование заявок на поставку запчастей "под клиента" Формирование заявок на поставку запчастей "под клиента" в программе выполняется прямо из заказ-нарядов на основании созданных счет-фактур. В программе в счет-фактуру можно добавить запасные части, которые есть в наличии на складе, а также те запчасти, которых в наличии нет, но нам их нужно заказать. Автоматически формируется заявка на запчасти "под клиента". По счет-фактуре принимается предоплата от клиента, информация о которой будет доступна при формировании заказа на поставку.

"Портфель" заявок

Сформированные заявки на поставку запчастей аккумулируются в так называемом "портфеле" заявок для формирования заказов на поставку запчастей. В программе эта информация отображается в экранной форме, показанной на рис.4, где зеленым цветом подсвечены запчасти на пополнение склада, а белым цветом - запчасти, заказанные под клиента.

В левой части экранной формы показан перечень поставщиков, у которых менеджер СТО ранее заказывал выбранную запчасть. Данная функция позволяет сформировать заказы на поставку запчастей поставщикам.

Контроль выполнения заказов на поставку запчастей

Важным моментом в работе менеджера по запчастям является контроль выполнения заказов на поставку запчастей поставщиками. Для реализации данной функции в программе создано единое информационное окно мониторинга выполнения заказов на поставку, экранная форма которого показана на рис.5.

С помощью этой функции легко управлять заказами на поставку запчастей, распределять заявки на пополнение склада и заказы клиентов по поставщикам, формировать заказы на поставку, отслеживать сроки выполнения заказов, информировать клиентов о выполнении заказов. Вся информация о заказах помещается в одном информационном окне.

Применение функции по управлению заказами позволяет сократить сроки выполнения заказов и повысить эффективность работы менеджеров по запчастям. Кроме того, портфель заказов является основанием для краткосрочного и среднесрочного планирования деятельности компании: планирование доходов, расходов, движения денежных средств. Менеджеры как сотрудники, ответственные за бизнес-процесс (заказ), контролируют эффективность работы внутренних исполнителей (заведующего складом, мастера-приемщика) и поставщиков, повышая тем самым эффективность работы СТО в целом.

На основании анализа спроса программа может автоматически рассчитать значения точек заказа и страхового запаса для всей товарной номенклатуры СТО. Получив эту информацию, менеджер СТО может правильно и обоснованно формировать заказы на поставку для пополнения склада. Программа и в данном процессе может помочь. Информация о текущих остатках товара на складе, о текущих заказах на поставку точке заказа и страховом запасе, является достаточной для определения количества товара, которое необходимо заказать.

СТО, которое наиболее качественно, быстро и по оптимальной цене выполнит заказ клиента, получает существенное преимущество на рынке автосервисных услуг. С другой стороны, ускорение выполнения заказа и снижение стоимости склада запчастей повышают финансовые показатели предприятия. Управление заказами с помощью программы "Менеджер автосервиса" в конечном итоге увеличивает эффективность работы СТО.

Реализованные в программе оптимальные бизнес-процесы эффективного управления складскими запасами помогут СТО всегда оставаться конкурентоспособными.

Михаил Иванкович